La Work Breakdown Structure (WBS) è una tecnica utilizzata nella gestione dei progetti per scomporre un compito complesso in componenti più piccoli e più gestibili. Tale approccio, dunque, permette – nei fatti – di suddividere il lavoro da svolgere in livelli gerarchici, sempre più specifici. Un processo, dunque, che rende più agevole e facile la pianificazione, il controllo e l’assegnazione delle responsabilità, in modo da identificare e monitorare tutte le attività importanti.
Work Breakdown Structure, cos’è e come funziona
Partendo dall’obiettivo generale del progetto, la WBS suddivide il lavoro in macroattività, le quali sono, poi, ulteriormente spezzettate in sotto attività e compiti specifici.
Ogni componente della struttura rappresenta un deliverable, ovvero un risultato tangibile da ottenere. La WBS serve anche a fornire una visione d’insieme del progetto e ad aiutare il team a comprendere il flusso delle attività e il collegamento tra le stesse.
La WBS può essere descritta come una struttura gerarchica che parte dal progetto generale, lo divide in parti principali o fasi, poi in sottofasi, attività e – infine – in compiti elementari.
Seguendo questo schema, dunque, si pianifica e allocano le risorse in modo efficace, in modo da evitare che, nel corso dell’attuazione del progetto, siano trascurati o non considerati a dovere aspetti importanti e fondamentali utili allo svolgimento dello stesso.
Esistono – in sostanza – due tipi di WBS: il primo che prevede la suddivisione in deliverable, ideale per progetti brevi, ad esempio una relazione annuale sul fatturato; il secondo, invece, basato sulle fasi del progetto che sono utilizzate per la creazione di gruppi di attività. Si tratta di un approccio ideale per progetti lunghi, ad esempio la fidelizzazione della propria base di clienti.
I livelli della WBS
Per quanto riguarda la Work Breakdown Structure, possiamo individuare tre livelli principali delle dipendenze.
Il primo livello, dunque, riguarda l’attività principale che fa riferimento all’obiettivo del progetto e, di conseguenza, alla prima delle diverse fasi del project management. Ad esempio, se il gruppo di lavoro ha intenzione di rinnovare l’aspetto estetico di un sito web, il primo livello di lavoro potrebbe essere: “Presentare la versione rinnovata di un sito internet”.
Il secondo livello, invece, riguarda le dipendenze e le attività: tale livello, in sostanza, è più complesso e tiene in considerazione tutte le dipendenze o sotto attività dell’attività principale.
In questa fase, dunque, tenendo in considerazione l’esempio del sito web, bisogna organizzare il brainstorming creativo e dare una nuova veste alle linee guida del brand. Inoltre, è fondamentale ridisegnare il logo, creare un framework per la messaggistica ed aggiungere nuove immagini.
C’è, infine, il livello 3 che riguarda, nello specifico, le sotto attività, nel quale le dipendenze sono ulteriormente suddivise, in modo da scomporle in elementi più facili da gestire, chiamate – per l’appunto – sotto-dipendenze.
Sempre in base al nostro esempio, dunque, in questa fase, bisogna ridimensionare e modificare le immagini, ma anche programmare un servizio fotografico, rivedere i mockup, scegliere i colori del marchio, nonché nominare designer UX e scegliere i colori del brand.
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