Cerca
Close this search box.
Cerca
Close this search box.

Cos’è la matrice di Eisenhower

matrice di eisenhower-post it

Quando mi stavo mezza esaurendo sul lavoro, durante il mio ultimo incarico da dipendente, avevo iniziato a cercare su internet un modo per sopravvivere.

cos'è la matrice di eisenhower
cos’è la matrice di eisenhower

Il problema ai tempi era che la mia to do list quotidiana era infinita, non sapevo da quale voce partire e, a complicare ulteriormente questo scenario, era un ambiente di lavoro in cui il lavoro di concentrazione era, per come sono fatta io, davvero difficile. Le giornate erano continuamente interrotte da telefonate, appuntamenti, colleghe che venivano a chiacchierare, appuntamenti senza preavviso. Insomma complicato.

La sera arrivavano le 19 e finalmente sarebbe stato il momento perfetto per lavorare, dopo che tutti se ne erano andati, peccato che ai tempi avessi già un figlio piccolo e a quel punto me ne volessi andare anche io a casa.

Un giorno presa dallo sconforto ho fatto due cose:

  • ho cercato una piattaforma che riproducesse suoni bianchi da ascoltare in cuffia per isolarmi dai “disturbatori”
  • ho fatto una ricerca su Google: “Come capire quale attività svolgere per prima”

Quel giorno ho scoperto la matrice di Eisenhower, ma diversamente da quello che forse ti aspetti di leggere… non mi ha cambiato la vita (almeno, non in quell’occasione).

Ma partiamo dall’inizio.

matrice di Eisenhower e le regole per avere successo

Stephen R. Covey ha reso famosa la matrice di Eisenhower nel suo libro Le 7 regole per avere successo. 

La matrice viene chiamata “di Eisenhower”, in quanto pare che il 34° Presidente degli Stati Uniti d’ America fosse convinto che le persone dovessero dedicare attenzione e tempo alle proprie attività in proporzione a quanto fossero importanti o urgenti.

Infatti di solito tendiamo a concentrarci sulle attività che sono sia importanti che urgenti, generando un comportamento reattivo, basato su ciò che deve essere fatto in questo momento, invece di concentrarci sulle cose che sono importanti ma non urgenti, che invece sarebbero alla base di un modo di lavorare più strategico, basato su obiettivi a lungo termine.

Ecco la matrice di Eisenhower

la matrice di Eisenhower è formata da quattro quadranti.
la matrice di Eisenhower è formata da quattro quadranti.

Come puoi vedere la matrice di Eisenhower è formata da quattro quadranti.

Come si compila la matrice di Eisenhower

Partendo da un’ipotetica lista di cose da fare, si analizza ogni voce e si valuta se sia più urgente o meno e più importante o meno. 

A seconda del quadrante in cui la voce viene inserita segue un’azione. Se si tratta di un’attività urgente ma non importante si può delegare. È un’attività urgente e importante? Va fatta subito.

Se è qualcosa di importante ma non urgente si mette in agenda. Se invece non è importante né urgente si può ignorare.

Il giorno che ho scoperto questa tecnica ho illusoriamente pensato per un attimo, che finalmente, le mie pene fossero finite, che sarei finalmente riuscita a dare la giusta priorità a tutte le voci presenti sulla mia lista di cose da fare lavorative e che sarei rinata a nuova vita.

Così, armata di grande speranza e ottimismo mi sono messa al lavoro. Ho girato tutto l’ufficio per recuperare post-it di quattro colori diversi e ho assegnato un colore a ogni quadrante. 

A seconda del quadrante in cui ricadeva ciascuna attività, appiccicavo un post it accanto alla rispettiva voce sulla mia lista.

Quando finisco alzo lo sguardo dal foglio e questo è quello che vedo:

post it per organizzazione personale - foto di repertorio
post it per organizzazione personale – foto di repertorio

Mi accorgo che i post it hanno praticamente tutti lo stesso colore. Quello che avevo assegnato alle cose urgenti e importanti, cioè che dovevo non solo fare per forza io, ma dovevo pure farle con urgenza.

Sbam.

In quel momento ho capito che il problema non era più mio. Era un problema del mio posto di lavoro. Infatti non avevo nessuno a cui poter delegare e tutte le voci della mia lista erano effettivamente urgenti e importanti. E forse, me ne sarei potuta infischiare e fare meno di quello che avrei dovuto fare, sperando di non essere beccata, ma la verità è che per come sono fatta io questo era impensabile.

In quel momento ho capito che quel modo di lavorare probabilmente funzionava per i miei capi e per alcune mie colleghe ma non per me. È stato lì che ho preso consapevolezza di questo limite e invece di imbarcarmi in una battaglia che probabilmente interessava solo a me (benessere vs. produttività) ho tirato i remi in barca e ho deciso di fare del mio meglio come potevo fino a quando non avessi trovato altre soluzioni.

Conclusione – Morale

La conclusione di questo articolo o morale se così vogliamo chiamarla è che: se le tecniche di produttività non risolvono il tuo problema, non hai un problema di produttività. L’organizzazione non è la panacea a tutti i mali. Arriva dove può, ma se alla base c’è un problema diverso, nessuna tecnica di produttività (o di organizzazione) ti salverà.