Cerca
Close this search box.
Cerca
Close this search box.

Come organizzare i documenti cartacei

Settimana dell’Organizzazione e quarantena: alcuni consigli su come sfruttare bene questo periodo e imparare a gestire e archiviare i documenti cartacei

Non so tu, ma io odio organizzare i documenti cartacei, è una cosa che detesto dal profondo e tendo sempre a rimandare.

Però la sensazione di riuscire a trovare al primo colpo quello che sto cercando è davvero una figata pazzesca! Soprattutto quando si tratta di documenti che se non recuperassi mi costringerebbero a spese economiche (cartelle esattoriali, bollette, f24), .

Ecco perché negli anni ho messo a punto il sistema perfetto per me per organizzare i documenti cartacei (alias “le scartoffie”).

La cattiva notizia è che non esiste un sistema perfetto in assoluto, ma esistono metodi adatti a ognuno di noi, a ogni famiglia, a ogni situazione: la parte difficile è trovare il metodo giusto per te. La buona notizia è che una volta messo a punto il tuo sistema, ti prometto che i documenti ti faranno un po’ meno schifo (ho detto un po’, eh).

documenti cartacei organizzati in faldoni bianchi
Il mio archivio <3 – credit: Marta Giaccone

Alcuni consigli di organizzazione per gestire i tuoi documenti cartacei

  • Inizia dalla pila di documenti che devi ancora archiviare. So che può essere demoralizzante e che ogni volta che la guardi il tuo primo pensiero è “lo faccio domani”, ma le conseguenze della mancata archiviazione possono essere piuttosto noiose. Potresti perdere delle opportunità, oltre che tempo, energie e soldi. Queste sono invece risorse che dobbiamo imparare a gestire e tutelare perché si possono esaurire! Inizia quindi da qui, magari dividendo i documenti in piccoli blocchetti da guardare un po’ per volta. Calendarizza sulla tua agenda un momento della giornata per fare questo lavoro e parti!
  • Analizzando ciascun documento, inizia a impilarli secondo le categorie che funzionano meglio per te, per esempio da archiviare, da buttare, da fare.
  • Se l’azione legata a ciascun documento comporta meno di 5 minuti, falla subito e sposta i documenti nella pila “da archiviare” o “da buttare”.
  • Una volta smaltiti i documenti che si erano accumulati sulla tua scrivania, imposta un sistema a prova di bomba per non ricadere più nella stessa situazione.
    • Decidi un momento della settimana in cui archiviare i documenti
    • trova la soluzione perfetta per te per calendarizzare i documenti e gestirne il flusso
    • trova un luogo nella tua casa per i tuoi raccoglitori e per i documenti in attesa di essere gestiti e archiviati e, perché no, anche dei bei raccoglitori (questi sono i miei preferiti), che ti invitino a mantenere in ordine il tuo archivio
    • decidi subito appena te ne trovi uno tra le mani cosa ne devi fare e non rimandare!

Questi piccoli consigli sono tutt’altro che definitivi e risolutivi ma sono un inizio da cui partire.

Se hai bisogno di una mano non esitare a scrivermi e potremo trovare insieme il sistema perfetto per te per la gestione dei documenti di casa e di lavoro, ma perché no, anche per i lavoretti dei tuoi figli. Non so da te, ma qui, in quarantena, la produzione artistica è impressionante e in continua crescita 😉

Ci sentiamo domani per un nuovo appuntamento con il mondo dell’organizzazione!